Dokumentsikkerhed

Beskyttelse af forretningsoplysninger

Der håndteres mange informationer i alle virksomheder, men ofte mangler der rutiner, vedrørende hvordan de skal genereres, gemmes, deles og findes. Det kan medføre sikkerhedsrisici samt lovbrud fra virksomhedernes side. Ubeskyttede filer kan ende i de forkerte hænder, der opstår menneskelige fejl, og uautoriserede personer får adgang til informationer.

Ofte er en virksomheds printer og kopimaskine ikke omfattet af IT-sikkerhedspolitikken, hvilket kan medføre, at de bliver til en vej ind i netværket for hackere og andre uautoriserede besøgende. Ikke nok med at det koster penge at råde bod på dette, det kan også i høj grad skade tilliden. Hvad angår printerrelateret indtrængen i data i Europa, så udgør de gennemsnitlige omkostninger et svimlende højt beløb på 825.000 pund*.

* “Print Security Landscape, 2020” study by Quocirca

Man-pressing-lock-icon-on screen

Beskyttelse af dine dokumenter

Dokumentsikkerhed skal være en vigtig del af en virksomheds dokument- og udskrivningshåndtering og bør fungere i alle seks faser af et dokuments livscyklus:

  • Skabe struktur – Uanset om det drejer sig om scanning af papirkopier, overvåge e-mails eller oprette og gemme dokumenter fra et program.
  • Gemme – Gem enten dokumenter i papirformat, digitalt eller i et hybridfilsystem
  • Håndtere – Håndtér brugernes adgangstilladelser og versionssporing for at sikre, at brugerne arbejder med de seneste dokumenter ved hjælp af sporingsfunktionen, der registrerer hver aktivitet, der vedrører et dokument
  • Opbevare – Sørg for, at dokumenterne opbevares på et sikkert sted i tilstrækkeligt lang tid
  • Dele – Gør det muligt at dele dokumenter med andre brugere på en sikker og effektiv måde
  • Integrere – Gør det muligt at udveksle informationer mellem forretningsapplikationer, for eksempel bogførings- eller forretningssystemer
People-sat-around-desk-in-a-meeting

Få mere arbejde fra hånden takket være sikre og gode rutiner

Vores dokumentsikkerhedstjenester er en vigtig del af vores dokument- og udskrivningsløsninger Ved hjælp af intuitive arbejdsgangs- og automatiseringsværktøjer løser de dine udfordringer med at beskytte dine forretningsdokumenter og hjælper dig således med at få mere arbejde fra hånden.

Vi har kompetence, support og værktøjer til at hjælpe dig med at udvikle og håndtere din dokumentsikkerhedspolitik, så du kan beskytte dine fortrolige oplysninger i hele deres livscyklus: når de skabes, gemmes, udskrives eller deles. Desuden hjælper vores sikre dokumenthåndteringsløsninger dig med at overholde de gældende sikkerhedsbestemmelser, som for eksempel GDPR. Vi kan også klare det hele for dig som en del af vores Managed Print Services.

Hands holding GDPR file in office

Dette kan du få hjælp til:

  • effektiv dokumenthåndtering – Dine filer gemmes på strukturerede og sikre cloud-datalagre (lokale, IP-baserede installationer er også en mulighed).
  • udskrivningssikkerhed – Dine dokumenter beskyttes, så de ikke efterlades i printerens udfaldsbakke. Der kan tilføjes et vandmærke på de udskrevne dokumenter for at vise tid, dato, samt hvem har udskrevet dem.

  • øget dokumentsikkerhed – Kun autoriserede brugere kan scanne dokumenter, og det er muligt at styre, hvilke destinationer dokumenterne skal sendes til. At tilføje en adgangskode til dokumenter, der scannes til PDF-filer, er endnu et sikkerhedsniveau, der kan anvendes.
     
  • forbedret dokumentkontrol – Skjult tekst og mønster kan indsættes i baggrunden af dokumenterne. Når der gøres et forsøg på at kopiere dokumentet, kommer den skjulte tekst til syne, og du kan nemt skelne mellem en kopi og originalen. De skjulte mønstre kan endda identificeres af Sharps kopimaskiner for at hindre kopiering af dokumentet.
Printer-office-people working at desks