Dokumenthåndtering
Få styr på dine dokumenter
Intet er mere irriterende og spild af tid, end når man ikke kan finde de dokumenter, man har brug for. Desværre er det slet ikke ualmindeligt på mange arbejdspladser. Dokumenter skabes og lagres ofte på mange måder: på papir, computer, USB-nøgler, e-mails og hos cloud-tjenester. Listen er lang.
Ved hjælp af dokument- og udskrivningshåndtering får du styr på dette. Antallet af dokumenter stiger hver dag i en virksomhed. Det er let at miste overblikket, hvilket kan forårsage problemer, hvis det drejer sig om virksomhedskritiske handlinger eller trusler mod datasikkerheden. De ansatte bliver frustrerede og irriterede, og der er risiko for, at virksomheden fremstår som uprofessionel i sin kontakt med kunder og samarbejdspartnere.
Heldigvis kan hverdagen gøres nemmere med dokument- og udskrivningshåndtering for at forbedre rutinerne omkring aftaler, fakturahåndtering og juridiske dokumenter.
Hvordan fungerer det?
Dokument- og udskrivningshåndtering hjælper virksomheder med at få styr på dokumenterne, samtidig med at papirmængden reduceres.
Dokument- og udskrivningshåndtering effektiviserer dine arbejdsgange – ligegyldig om det drejer sig om en fil eller et dokument, som du har uploadet fra din multifunktionsprinter. Du kan finde, gemme, håndtere, dele, udskrive og hente alle dine forretningsdokumenter på en nem og sikker måde.
Så meget mere
Men med dokument- og udskrivningshåndtering, der også kaldes for electronic document management systems (EDM-systemer), har du ikke kun mulighed for at finde og gemme dokumenter, du får også smarte og gode dokumenthåndteringsfunktioner.
- Åbenhed og kontrol: Du bestemmer, hvilke medarbejdere skal have adgang til hvilke dokumenter, i betragtning af dokumentets følsomhed og dine medarbejderes ansvarsniveau.
- Produktivitet: Autoriserede brugere kan tilgå alt det, de behøver, og når som helst – uanset hvilken enhed de arbejder fra.
- Versionskontrol: Funktionen dokument- og udskrivningshåndtering sikrer, at dine kolleger arbejder med den seneste version af et dokument – der er mulighed for at gendanne ændringer og gå tilbage til tidligere versioner om nødvendigt.
- Samarbejde: Ved hjælp af dokument opsamling kan flere personer dele, tilgå samme dokument og samarbejde i realtid fra forskellige enheder. Dette er strengt nødvendigt, når medarbejderne befinder sig på forskellige steder og ikke er samlet på kontoret.
Fordele for din virksomhed:
Dokument og udskrivningshåndtering giver virksomheder i alle størrelser mange fordele, for eksempel:
Dokumentsikkerhed
Idet du ved, hvor dine dokumenter befinder sig – og hvilke data de indeholder – opnår du en bedre og mere sikker kontrol. Dokument- og udskrivningshåndtering giver dig også mulighed for at styre, hvem kan tilgå dine dokumenter.
Forbedret produktivitet
De mere tydelige rutiner gør det nemmere for medarbejderne at finde det, som de har brug for, samarbejde med hinanden og få opgaverne klaret.
Lavere omkostninger
Programmet sænker behovet for udskrivning ved at skabe digitale dokumenter, hvilket kan bidrage til at sænke omkostningerne og øge effektiviteten.
Vil du vide mere om dokument- og udskrivningstjenester?
Se, hvordan du kan lave forbedringer for øget effektivitet og lønsomhed.