Dokumenthåndtering

Tag kontrol over dine data

Dine informationer er kun anvendelige, hvis du kan tilgå dem sikkert, når du har brug for dem, og det er netop dét, løsninger til digitale arbejdsgange, der også betegnes som elektronisk dokumenthåndtering (EDM), handler om. Det er systemer og processer, der anvendes til at finde, gemme, spore og hente dokumenter digitalt, så hurtigt, sikkert og effektivt som muligt.

Det er ikke noget nyt system. Vi har tilbudt det i mange år. Men eftersom mængderne af informationer, som skabes hver dag, har nået svimlende højder, cirka 2,5 kvintillioner byte pr. dag i 2020*, og behovet for adgang til informationer bliver ved med at stige, så er det vigtigere end nogensinde før.

Hver dag opretter virksomhederne kontrakter, fakturer, tilbud og mange andre dokumenter i digitalt såvel som trykt format, og de er alle vigtige for deres drift. Mange af disse informationer kan ende på en persons computer, i et arkivskab eller på teamets server "datasiloer", hvilket kan betyde, at de er svære at tilgå eller ganske enkelt forsvinder.


* “2020 Data Never Sleeps 8.0” study by Domo, Inc

A man standing by computer servers

Med effektive dokumenthåndteringsløsninger kan du:

  • finde og organisere dokumenter – det er muligt at finde, klassificere og gemme alle informationer fra hvilken som helst kilde, for eksempel e-mails, printere, kopimaskiner eller kontorsystemer
     
  • kontrollere herkomsten og øge transparensen – regler for at sikre, at kun de rette personer har adgang til de rette informationer på det rette tidspunkt.
  • øge og effektivisere samarbejdet alle kan dele og undersøge det samme dokument, så den seneste, mest opdaterede version altid er tilgængelig.

  • opretholde en ensartet infrastruktur for dokumenter– så informationerne kan deles med andre systemer, for eksempel CRM og finansielle applikationer.
  • Håndtere dokumenter sikkert – dokumenter kan kontrolleres centralt og beskyttes mod uautoriseret adgang.

  • Overholde reglerne – sporbarhed og digitale signaturværktøjer er med til at sikre, at du overholder de gældende regler.

Finger-pressing-printer-panel product MX-C607F

Træf beslutninger baseret på de rette informationer

Med dokumenthåndtering er det muligt at forbedre effektiviteten ved at digitalisere manuelle og repetitive opgaver og således forbedre effektiviteten i alle virksomheder. Med dokumenthåndtering kan du starte en arbejdsgang og sende den direkte og sikkert til en person, en cloud-tjeneste, et program eller en afdeling, der har brug for den. Du og dit team kommer til at kunne håndtere de dokumenter, I har brug for, hver dag ved hjælp af vores printere og kopimaskiner.

Informationer, der er forretningskritiske, bliver tilgængelige for autoriserede medarbejdere når som helst, hvor som helst og fra næsten hvilken som helst enhed, inklusive mobiltelefoner og tablets via en cloud-tjeneste eller din egen server.

men-woman-office-looking at tablet

Forbedre produktiviteten og kontrollere omkostningerne

Ved at give dig mulighed for at finde, dele og gemme dine virksomhedsinformationer på en sikker måde kan vores sikre dokumenthåndterings- og arbejdsgangsløsninger hjælpe dig med at:

  • arbejde mere effektivt – effektivisér forretningsprocesser, begræns antallet af menneskelige fejl, og giv hurtig adgang til dokumenter.
  • sænke omkostningerne – få opgaverne hurtigere klaret, reducér mængden af udskrifter, og minimér den fysiske plads til arkivering af dokumenter.
  • forbedre revisions- og overholdelsesprocesser - takket være tydelig sporbarhed og ved hurtigere at kunne finde alle relevante dokumenter.
  • forbedre dokumentsikkerheden - sørg for, at kun autoriserede medarbejdere har adgang til informationerne.
  • øge udbyttet af informationerne og indtægtsmulighederne - med en mere effektiv deling og konsolidering af data.
  • give kunderne en bedre oplevelse – du får flere tilfredse kunder, hvis du kan finde de rette informationer og besvare deres spørgsmål hurtigt.
Printer-office-people working at desks